Business Management
Die Business-Management-Funktionen der ManagerCloud bilden den Finanzkern eines schlanken, hocheffizienten ERP-Systems. Sie versteht sich nicht als klassische Buchhaltungssoftware, sondern als spezialisierte Plattform zur strukturierten Verwaltung von Umsätzen, Kosten und Zahlungen sowie zur revisionssicheren GoBD-Archivierung.
Die eigentliche Buchhaltung – inklusive Kontierung und steuerlicher Bewertung – verbleibt dort, wo sie hingehört: in den Händen Ihres Steuerberaters. Die ManagerCloud liefert dafür die perfekte Basis: Alle Daten und Belege werden vollständig aufbereitet und in einem lückenlosen Vorgangsverbund bereitgestellt.
Business Management
1. Umfassende Finanzverwaltung
ManagerCloud bietet spezialisierte Funktionen zur präzisen Steuerung Ihrer Finanzen:
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Geschäftsvorgänge: Ein Geschäftsvorgang (Business Transaction) bildet eine wirtschaftliche Einheit, die alle zugehörigen Rahmenverträge, Angebote, Umsätze, Mahnungen, Gutschriften sowie Kosten und Zahlungen klammert. Die einzelnen Bestandteile innerhalb dieses Vorgangs stellen Geschäftsvorfälle im Sinne der GoBD dar, denen jeweils ein revisionssicher archivierter Beleg zugrunde liegt. Ein Geschäftsvorgang gilt als abgeschlossen, sobald die Summe der fakturierten Umsätze (abzüglich Gutschriften) vollständig durch die eingegangenen Zahlungen ausgeglichen ist. In der Übersicht erkennen Sie sofort, welche Vorgänge noch offen sind oder ausstehende Zahlungen aufweisen. Über die Funktion ‚Vorgangsakte‘ lassen sich zudem alle zugehörigen Dokumente gebündelt auflisten und mit einem Klick herunterladen.
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Umsätze: Verwalten Sie einmalige sowie wiederkehrende Umsätze und erstellen Sie mühelos zugehörige Rechnungskorrekturen (Gutschriften). In einem vollautomatischen Prozesse wird bei Abschluss eines Umsatzes direkt eine eRechnung generiert, mit dem Umsatz verknüpft, per E-Mail versendet und GoBD-konform im AWS-Cloud-Speicher archiviert. So ist jedem Umsatz jederzeit ein rechtskonformer Beleg zugeordnet, wie von der GoBD gefordert.
Für maximale Transparenz können Sie bereits bei der Umsatz-Erstellung das zugrundeliegende Angebot sowie auf Positionsebene den jeweils gültigen Rahmenvertrag zuordnen. Die ManagerCloud führt diese Informationen in der Vorgangsakte automatisch zusammen und stellt so den lückenlosen Nachweis zwischen Vertrag, Angebot und Abrechnung sicher. -
Kosten: Effizientes Kostenmanagement: Hier verwalten Sie Ihre Betriebsausgaben inklusive steuerkonformer Bewirtungsbelege zentral an einem Ort. Beim Upload erkennt die ManagerCloud automatisch das vorliegende Format: ob klassische PDF-Rechnung, hybride eRechnung (ZUGFeRD-Standard) oder rein maschinenlesbare XRechnung (XML).
Unabhängig vom Format wird jeder Beleg sofort revisionssicher archiviert. Während Sie bei Standard-PDFs durch eine assistierte manuelle Erfassung unterstützt werden, liest die ManagerCloud elektronische Rechnungen vollautomatisch aus. Das System erstellt den Kosteneintrag ohne manuelles Abtippen und verknüpft ihn untrennbar mit dem Originalbeleg. -
Zahlungen: Hier verwalten Sie die Zahlungen Ihrer Kunden. Jede eingehende Überweisung wird direkt mit dem zugehörigen Umsatz verknüpft. So behalten Sie in der Übersicht Ihrer Geschäftsvorgänge stets den Überblick, welche Aufträge bereits vollständig bezahlt sind und wo noch Zahlungen ausstehen.
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ProfitCenter: Zuordnung von Kosten und Umsätzen vollständig oder teilweise zu ProfitCenters. Abbildung einzelner Unternehmensbereiche zur Erfolgsrechnung sowie zur Steuerung von Bonus- und Provisionsabrechnungen.
2. Digitaler Belegaustausch & E-Rechnung
Ein Kernstück des modernen Workflows ist die nahtlose Kommunikation mit Geschäftspartnern und Behörden:
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Versand: Erstellen und Versenden von rechtskonformen elektronischen Rechnungen (z. B. ZUGFeRD, XRechnung). Automatische Einhaltung der GoBD: Archivierung der Rechnung bei Amazon Web Services im Hintergrund.
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Empfang: Effizientes Einlesen und Verarbeiten eingehender E-Rechnungen und automatische Erstellung eines neuen Elements im Kosten-Management zur Minimierung manueller Dateneingaben. Automatische Einhaltung der GoBD: Archivierung des Originals bei Amazon Web Services im Hintergrund.
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Steuerberater: Elektronische Übermittlung von ein- und ausgehenden Rechnungen an den Steuerberater mit einem Klick
3. Analyse und Reporting
Behalten Sie die Kontrolle über Ihre wirtschaftliche Lage durch Echtzeit-Auswertungen:
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BWA: Monatliche Übersicht über Ihre Ertragslage in einer einfachen BWA (Betriebswirtschaftliche Analyse)
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Cash Flow: Transparente Darstellung Ihrer Liquidität und Geldflüsse.
Mit der ManagerCloud verwalten Sie nicht nur Daten – Sie steuern Ihr gesamtes Business professionell, gesetzeskonform und zukunftssicher.
Unser Prozess für Umsätze
Erfassen der Umsätze
Erstellen Sie Umsätze, indem Sie im Formular den zughörigen Geschäftspartner, Geschäftsvorgang, Rechnungsadresse, Ansprechpartner sowie den Leistungszeitraum, das Rechnungsdatum selektieren und den Gegenstand erfassen. Ordnen Sie den Umsatz einer Umsatzkategorie zu.
Erfassen der Positionen
Erfassen Sie die einzelenen Positionen des Umsatzes, indem Sie die Beschreibung, Menge, Einzelpreis und den Steuersatz eingeben. Optional können Sie den jeweils gültigen Rahmenvertrag zuordnen.
Kontrollieren, abschließen und versenden
Laden Sie die eRechnung (pdf mit eingebetter xRechnung) zur Kontrolle herunter und prüfen Sie die eingebettete xRechnung in einem XRechnungs-Viewer. Schließen Sie die Rechnung ab. Mit dem Abschluss wird sie automatisch GoBD-konform archiviert und per E-Mail an den Kunden versendet.
Rechnungskorrekturen (Gutschriften)
Klicken Sie in den Rechnungs-Details auf den Button "Korrektur" und geben Sie bei den angezeigten Positionen den entsprechenden Gutschriftsbetrag ein. Laden Sie die Gutschrift zur Kontrolle herunter und versenden Sie sie elektronisch.
Mahnungen
Über den Button „Mahnungen“ in den Rechnungsdetails behalten Sie den Überblick über alle bisherigen Zahlungserinnerungen zu einem Umsatz. Mit der Funktion „Neu“ erstellt die ManagerCloud automatisch eine Mahnung mit direktem Bezug zur ursprünglichen Rechnung. Das System übernimmt dabei die korrekte Priorisierung (1., 2. oder 3. Mahnung) im Betreff. Vor dem Versand haben Sie volle Flexibilität: Sowohl der Nachrichtentext als auch der Adressat können bei Bedarf individuell angepasst werden.
Unser Prozess für Kosten
Empfangen und hochladen
Nach dem Upload prüft die ManagerCloud automatisch das Format Ihrer Rechnung (Standard-PDF, eRechnung nach ZUGFeRD-Standard oder XRechnung).
Elektronische Rechnungen: Die Daten werden sofort vollautomatisch ausgelesen.
Standard-PDFs: Das System bereitet die manuelle Dateneingabe für Sie vor.
In beiden Fällen wird ein Entwurf in Ihrem Kosten-Management erstellt, der zur finalen Freigabe bereitsteht.
Prüfen und archivieren
Sie prüfen den erstellten Datensatz und die erstellten Rechnungs-Positionen
in eine einem Formular und passen die Daten bei Bedarf an.
Mit dem Speichern wird der Vorgang abgeschlossen:
1. GoBD-Archivierung: Die Original-Rechnung wird revisionssicher in Amazon AWS archiviert.
2. Belegverknüpfung: Datensatz und Beleg werden untrennbar miteinander verknüpft.
Dadurch ist lückenlos sichergestellt, dass jede Buchung über einen Originalbeleg verfügt und kein Dokument ohne zugehörigen Kosteneintrag im System verbleibt, wie es die GoBD fordert.
Unser Prozess für Bewirtungen
Erstellung der Bewirtung
Erstellen Sie einen neue Bewirtung im Bereich "Bewirtungen", indem Sie das Restaurant, den Bewirter, das Bewirtungsdatum selektieren und den Anlass, Betrag, enthaltene Umsatzsteuer und das enthaltene Drinkgeld eingeben. Selektieren Sie den gescannten Beleg und senden Sie das Formular ab. Der Beleg wird von der ManagerCloud automatisch in Amazon AWS archiviert. Optinal können Sie die Bewirtungskosten vollständig oder teilweise einem ProfitCenter zuordnen.
Zuordnung der bewirteten Personen
Klicken Sie in der Liste der Bewirtungen bei der entsprechenden Bewirtung auf den Button „Gäste“ und ordnen Sie der Bewirtung beliebig viele bewirtete Personen zu. In der Bewirtungsliste können Sie den Beleg jederzeit über den Button „Beleg“ wieder herunterladen.