Betriebsprüfung
Es ist ein weit verbreiteter Irrtum, dass Audits ausschließlich beim Steuerberater durchgeführt werden, wenn Unternehmen ihre Buchhaltung durch den Steuerberater abwickeln lassen. Zwar findet die klassische Betriebsprüfung oft beim Steuerberater statt, aber das Finanzamt unterscheidet strikt zwischen der Buchführung (beim Steuerberater) und der Belegentstehung sowie Archivierung (in Ihrem Unternehmen).
Die Verfahrensdokumentation im Fokus der Betriebsprüfung: Bei einer Vor-Ort-Prüfung in Ihren Geschäftsräumen bildet die Verfahrensdokumentation die zentrale Grundlage. Die Finanzverwaltung prüft dabei nicht nur die formelle Vollständigkeit, sondern insbesondere die praktische Umsetzung: Es wird verifiziert, ob die dokumentierten Prozesse im Tagesgeschäft tatsächlich „gelebt“ werden und die Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit erfüllen.
Dank integrierter Verfahrensdokumentation sehen Sie jeder Vor-Ort-Prüfung gelassen entgegen.
Beispiel: Transparenz im Umsatz-Modul
Klicken Sie auf den Hilfe-Button für Details zum Prozess:
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EntstehungTransparente Generierung von Umsatz-Elementen und Rechnungen.
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BerechtigungKlar definierte Rollen für Erfassung, Erzeugung und Versand.
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RevisionssicherheitTechnisch garantierte, unveränderbare Archivierung (GoBD).
Ein Steuerberater kann Ihnen nur einen Teil der Verantwortung abnehmen. Er verbucht zwar die fertigen Belege, hat jedoch keinen Einblick in deren Entstehung. Die Nachweispflicht – etwa welcher Rahmenvertrag einem Angebot zugrunde lag oder wie ein Dokument ursprünglich erstellt wurde – verbleibt vollständig beim Unternehmen.
Eine zentrale Anforderung der GoBD ist die Nachvollziehbarkeit des Entstehungsprozesses. Für jede Version eines Dokuments muss eindeutig dokumentiert sein, wann, von wem und auf welcher Grundlage sie erstellt wurde. Diese Verantwortung kann kein Steuerberater übernehmen – sie muss technisch durch das bei Ihnen eingesetzte ERP-System - in diesem Fall die ManagerCloud - sichergestellt werden.
Ein wesentlicher Pfeiler der GoBD ist der sogenannte Vorgangsverbund. Das bedeutet: Eine Rechnung darf nicht isoliert betrachtet werden, sondern muss in ihrem Entstehungskontext nachvollziehbar bleiben. Die ManagerCloud stellt diesen Verbund bei der Prüfung automatisch her: Jede Rechnung bleibt untrennbar mit dem zugrunde liegenden Angebot oder Rahmenvertrag verknüpft. So weisen Sie bei einer Prüfung mühelos nach, wie eine Forderung zustande gekommen ist – eine Anforderung, die mit einfachen Schreibprogrammen kaum rechtssicher zu erfüllen ist.
Prüfungen in Ihren Büroräumen
Das Finanzamt hat drei rechtliche Möglichkeiten, um unangekündigt bei Ihnen aufzutauchen:
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Die "Nachschau": Seit einigen Jahren hat das Finanzamt Instrumente wie die Umsatzsteuer-Nachschau oder die Kassen-Nachschau. Hierbei stehen die Beamten unangekündigt während der Geschäftszeiten in Ihren Räumen. Sie wollen sehen:
Wie werden Rechnungen fakturiert?
Wo werden die Originalbelege gespeichert?
Wird die Verfahrensdokumentation vor Ort gelebt? -
Prüfung des "IT-Systems": Die GoBD fordern, dass das Finanzamt das Recht auf Datenzugriff hat (Z1, Z2, Z3-Zugriff). Da Ihre Rechnungen in der ManagerCloud entstehen und dort archiviert werden, muss das Finanzamt prüfen können, ob dieses Vorsystem sicher ist. Da der Steuerberater nur die Buchungssätze in seinem System (z. B. DATEV) hat, kann er die Revisionssicherheit Ihres Vorsystems gar nicht nachweisen – das müssen Sie vor Ort (oder durch Gewährung eines Systemzugangs) tun.
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Verantwortlichkeit für die Primärbelege: Der Steuerberater ist nur für die ordnungsgemäße Verbuchung verantwortlich. Für die ordnungsgemäße Erfassung und Aufbewahrung der Urbelege sind Sie als Unternehmer verantwortlich. Wenn der Prüfer Zweifel an der Echtheit oder Unveränderbarkeit eines Belegs hat, wird er immer die Quelle prüfen wollen – und die liegt in Ihrem Betrieb.