Revisionssichere Dokumentenarchivierung

Ein kritischer Punkt bei jeder Betriebsprüfung ist der Nachweis der Unveränderbarkeit der Dokumente.

Auch Einzelunternehmer und kleine Betriebe sind gesetzlich dazu verpflichtet, ihre steuerlich relevanten Dokumente GoBD-konform und revisionssicher zu archivieren. Klassische Büroprogramme wie MS Word oder Excel erfüllen diese Anforderungen nicht: Da lokale Dateien auf Ihrem PC oder MacBook – selbst im PDF-Format – nachträglich manipulierbar bleiben, verletzen sie das zentrale Gebot der Unveränderbarkeit.

Ohne einen Archivierungs-Service, der die Dokumente unveränderbar in der Cloud ablegt, kann man die GoBD nicht einhalten – es sei denn, man investiert in teure WORM-Storage-Devices (die die Unveränderbarkeit auf Hardware-Ebene sicherstellen), was für kleine Unternehmen unwirtschaftlich ist. Die ManagerCloud löst dieses Problem systemseitig durch die Nutzung von gesicherten Cloud-Strukturen.

Relevanz- und Kontext-basierte Dokumentenarchivierung

Relevanz- und Kontext-basierte Dokumentenarchivierung

Ein Archivierungs-System erfüllt nur dann seinen Zweck, wenn man die Dokumente auch ohne großen Aufwand findet. Um diesen Prozess zu perfektionieren, nutzt die ManagerCloud das Prinzip der Relevanz- und Kontext-basierten Dokumentenarchivierung.

Anstatt Dokumente nur chronologisch oder alphabetisch abzulegen, ordnet das System jedem Beleg über die Inhalts-Kategorie automatisch eine Wertigkeit (Relevanzstufe) zu und verknüpft sie mit dem jeweiligen Geschäftskontext:

Relevanzstufen

Relevanz 1 Kern-Dokumente:
Strategische Unterlagen wie Rahmenverträge, Gesellschafterbeschlüsse oder Versicherungspolicen.
Relevanz 2 Transaktions-Belege:
Laufende Vorgänge wie Rechnungen, Gutschriften oder Angebote.
Relevanz 3 Begleit-Dokumente:
Lieferscheine, Korrespondenz oder Bewirtungsbelege.
Relevanz 4 Informations-Dokumente:
Orgcharts, Geschäftsberichte etc.

Ordnung und Wiederauffindbarkeit im lokalen Sicherungs-Verzeichnis

Amazon AWS stellt sicher, dass Ihre Dokumente nach einem Ausfall der Amazon-IT zuverlässig wiederhergestellt werden. Doch darauf allein sollten Sie sich nicht verlassen.

Wirklich ruhig schlafen können Sie erst dann, wenn zusätzlich eine lokale Kopie Ihrer Dokumente auf einem PC oder MacBook existiert – idealerweise in einem Verzeichnis, das über Apple iCloud oder Google Drive synchronisiert und damit ein weiteres Mal abgesichert ist. Mehr Datensicherheit ist kaum möglich.

Beim Herunterladen werden Sie feststellen, dass die ManagerCloud Ihrem Dokument automatisch einen neuen Namen nach einer intelligenten Namenskonvention vergibt. Dabei werden Relevanzstufe und Inhaltskategorie direkt in den Dateinamen integriert.

So können Sie alle Dokumente in einem einzigen Ordner ablegen und die Sortierfunktionen Ihres Dateisystems optimal nutzen. um sie problemlos aufzufinden.

Das Dateisystem (Finder / Explorer) sorgt dafür, dass alle Dokumente eines Geschäftspartners übersichtlich untereinander angezeigt werden – sortiert nach Geschäftsvorgang, Relevanz und Inhaltskategorie. Die wichtigsten Dokumente (Relevanzstufe 1) stehen dabei immer ganz oben, gefolgt von den transaktionalen Belegen. So wird digitale Archivierung zur echten Navigationshilfe – online wie offline.