Die zentrale Kraftquelle:
Ihr xRM/CRM als "Single Source of Truth"
Das xRM/CRM ist das Herzstück Ihrer gesamten Prozesskette und stellt sicher, dass jeder nachfolgende Schritt, jede Funktion auf der gleichen, zuverlässigen Information aufbaut.
xRM/CRM
Die unmittelbaren Vorteile der zentralen Datenhaltung
1. Garantierte Datenqualität und Compliance
Der xRM/CRM-Block bündelt alle relevanten Stammdaten (Adressen, Ansprechpartner, Steuernummern, UID-Nummern) und eliminiert redundante Datensätze. Wenn sich beispielsweise die Adresse eines Kunden ändert, wird dies einmal korrigiert und ist sofort für alle Funktionen verfügbar. Dies ist die Grundlage für eine reibungslose Kommunikation und schützt Sie vor Compliance-Risiken durch veraltete oder falsche Partnerdaten.
2. Nahtlose Synergie mit Ihren Geschäftsprozessen
Die wahre Stärke der SSOT entfaltet sich in der Integration mit Ihren weiteren Funktionsblöcken:
Abrechnungssicherheit:
Die Verwaltung von Umsätzen, Kosten, Rechnungskorrekturen (Gutschriften) und Bewirtungsbelegen greift direkt auf die verifizierten Daten des xRM/CRM zu. Korrekte Adressen und Steuercodes sind sofort zur Hand, wodurch die Erstellung fehlerfreier Rechnungen einfacher wird.
GoBD-Konformität:
Durch die Verknüpfung von Geschäftspartner- und Geschäftsvorgangsdaten (aus dem XRM/CRM) mit dem Dokumentenmanagement erhalten Sie eine Geschäftsvorgangs-Akte direkt dort, wo Sie es erwarten - im Geschäftsvorgangs-Management.
Unser Prozess
Erfassung der Geschäftspartner
Im ersten Schritt werden die Daten des Geschäftspartners erfasst und einer Kategorie wie Kunde, Zulieferer oder Behörde zugeordnet. Diese Kategorisierung dient dazu, die Auswahl in späteren Arbeitsschritten übersichtlich zu halten – bei der Erfassung von Umsätzen werden beispielsweise ausschließlich Kunden zur Auswahl angeboten. Um Redundanzen zu vermeiden, werden Tochtergesellschaften nicht als eigenständige Geschäftspartner angelegt, sondern lediglich als zusätzliche Adressen des jeweiligen Geschäftspartners geführt.
Erfassung der Adressen
Um Redundanz und Mehrfacherfassung zu vermeiden werden Adressen nicht bei den Kontakten geführt, sondern als eigenständige Informationskategorie. Zieht ein Geschäftspartner um, ändert man lediglich an einer Stelle seine Adresse. Damit haben alle Kontakte die neue Adresse.
Erfassung der Kontakte
Bei der Kontakterfassung wählt man zunächst eine der zuvor erfassten Adressen aus. Anschließend werden Name und Kontaktdaten eingegeben und eine Kategorie vergeben, die zur Bildung homogener Kontaktgruppen für gezielte Marketing-Mailings dient.
Erfassung der Geschäftsvorgänge
Wenn ein neuer Kunde oder Zulieferer erfasst wird, liegt in der Regel bereits ein Geschäftsvorgang zugrunde. Dabei kann es sich um ein größeres Projekt oder auch um einen einzelnen Ein- oder Verkauf eines Produkts handeln, der zu einem späteren Zeitpunkt zu einer Rechnungsstellung führt. Nach den GoBD müssen Rechnungen etc. eindeutig einem Geschäftsvorgang zugeordnet sein, sodass jederzeit der vollständige sachliche Zusammenhang nachvollzogen werden kann. In der Praxis bedeutet dies, dass alle zugehörigen Unterlagen wie Angebote, Rahmenverträge, Lieferscheine und Rechnungen gemeinsam auswertbar sind – zusammengefasst in einer sogenannten „Vorgangsakte“.
Nach dem Erfassen eines Geschäftsvorgangs sollte man sofort die Rahmenverträge zuordnen, die zur Anwendnung kommen, weil sie laut GoBD in der Vorgangs-Akte aufzuführen sind.