Dokumentenmanagement
Ein modernes Dokumentenmanagement-System (DMS) muss zwei Welten vereinen: die konsequente Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der GoBD und eine praxisnahe, unterstützende Nutzbarkeit im Arbeitsalltag. Es sollte als Hilfe wahrgenommen werden – nicht als zusätzliche Pflicht.
In der ManagerCloud werden die meisten Dokumente automatisch und korrekt kategorisiert im Dokumentenarchiv abgelegt, zum Beispiel direkt beim Abschluss eines Umsatzes. Das manuelle Kategorisieren und Archivieren von Dokumenten ist daher eher die Ausnahme. Dadurch wirkt die ManagerCloud tatsächlich unterstützend: Dokumente sind schneller auffindbar, Prozesse werden vereinfacht und der Arbeitsaufwand reduziert.
Dokumentenmanagement
1. Revisionssicherheit nach GoBD-Standard
Um die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu erfüllen, nutzen wir eine mehrstufige Sicherheitsarchitektur:
- Unveränderbare Archivierung (Amazon S3): Ihre Dokumente werden in einem hochverfügbaren Amazon S3 Speicher abgelegt. Einmal archiviert, ist das Originaldokument vor Manipulation geschützt.
- Versionierung statt Überschreiben: Da Dokumente im Sinne der Revisionssicherheit nicht verändert werden dürfen, arbeitet die ManagerCloud mit einem Versionierungssystem. Jede Bearbeitung mit erneutem Hochladen erzeugt automatisch eine neue Version.
- Lückenloses Audit-Logging: Jede Versionierung wird protokolliert. Das System speichert automatisch, wer eine neue Version erstellt hat und wann dies geschah. Damit ist die Nachvollziehbarkeit für Betriebsprüfer jederzeit gewährleistet.
2. Intelligente Kategorisierung und Namenskonvention
Ein Dokument ist nur so viel wert, wie schnell es gefunden werden kann. Um diesen Wert zu maximieren, setzt die ManagerCloud auf eine systematische Zuordnung von Kategorisierungsdaten und Schlüsselwörtern. Dieser Ansatz ermöglicht ein deutlich schnelleres und gezielteres Auffinden von Unterlagen, als es eine reine Volltextsuche allein leisten könnte.
Die Bedeutung der Relevanz-Kategorisierung
Die ManagerCloud geht über einfache Inhaltskategorien (wie z. B. „RECHNUNG“) hinaus und führt zusätzlich Relevanz-Stufen ein:
- Relevanz 1: Strategische Dokumente (z. B. Verträge)
- Relevanz 2: Laufende Geschäftsbelege (z. B. Rechnungen)
- Relevanz 3: Korrespondenz
- Relevanz 4: Informationen (z. B. Orgcharts, Kundenprofile)
Dank dieser Gewichtung können Sie beispielsweise die wichtigsten Dokumente zu einem Geschäftspartner mit nur zwei Klicks selektieren und behalten auch bei großen Datenmengen stets den Überblick.
Intelligente Namenskonvention für Ordnung im lokalen Sicherungs-Ordner
Nach dem Upload werden Ihre Dokumente unter Anwendung einer strikten Namenskonvention automatisch umbenannt. Dabei fließen die von Ihnen vergebenen Kategorisierungsdaten und Schlüsselwörter direkt in den Dateinamen ein.
Dieser Prozess hat einen entscheidenden Vorteil für Ihre Datensicherheit: Wenn Sie Ihre archivierten Dokumente als Backup auf einen lokalen PC oder ein MacBook synchronisieren, profitieren Sie unmittelbar von der Vorarbeit des DMS:
Sinnvolle Sortierung:
Da die Kategorisierungsdaten Teil des Dateinamens sind, können Sie die Sortier- und Suchfunktion des lokalen Dateisystems (Finder oder Explorer) auch offline zur Bildung einer Geschäftspartner-Akte benutzen: alle Dokumente eines Geschäftspartners stehen durch die Namenslogik direkt untereinander, sortiert nach Relevanz und Inhalt.
Kontextuelle Nachbarschaft:
Innerhalb eines Geschäftspartners sind die Dokumente automatisch nach Geschäftsvorgang, Relevanz und Inhaltskategorie geordnet. Damit hat man sozusagen auch eine Vorgangs-Akte. Voraussetzung dafür ist das konsequente Herunterladen und Abspeichern aller zuvor hochgeladenen Dokumente im lokalen Sicherungs-Ordner.
Unser Prozess
Erfassung der Dokumente
Zunächst erstellen Sie das Dokument, indem Sie den zughörigen Geschäftspartner, den Geschäftsvorgang, die Relevanz und die Inhaltskategorie wählen. Um Eindeutigkeit herzustellen, vergeben Sie noch zusätzlich einige Schlüsselwörter, diese Sie später neben den Kategorisierungs-Daten zum Wiederauffinden verwenden können.
Erfassung der Versionen
Auf der Dokument-Übersicht gibt es bei jedem Dokument den Button "Versionen". Beim Klicken kommen Sie auf die Liste der Versionen, hier können Sie neue Versionen hochladen.
Erstellen einer Sicherungskopie
Laden Sie das hochgeladene, kategorisierte und umbenannte Dokument sofort wieder herunter und speichern Sie es im lokalen Sicherungsordner.