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Revisionssichere Dokumenten-Archivierung

Als Geschäftsführer oder Selbständiger musst du sogar mit strafrechtlichen Konsequenzen rechnen, wenn die Dokumente deiner Gesellschaft nicht revisionssicher archiviert sind.

  • 01 Revisionssichere Dokumenten-Archivierung

    Du willst Rechnungen auf dem PC oder dem MacBook schreiben? Dann musst du damit rechnen, dass du Post von der Staatsanwaltschaft bekommst. Warum? Weil Rechnungen und andere wirtschaftlich relevante Dokumente unveränderbar archiviert werden müssen. Alles, was auf dem PC liegt, kann man verändern, auch wenn es im PDF-Format gespeichert ist. Das heisst, deine Dokumente müssen auf einem entfernt liegenden Datenspeicher archiviert werden. Und zwar so, dass du sie nicht mehr verändern oder löschen kannst.

    Aber das ist noch nicht alles.

    Du musst mit einem Klick eine Vorgangs- / Projekt-Akte bereitstellen können. Die Wahrheit sucht der Steuer-Prüfer also nicht auf deinem PC oder in deinem Akten-Schrank sondern in deinem revisionssicheren, elekronischen Dokument-Archiv.

  • Um archivierte Dokumente wiederauffinden zu können, muss man ihnen beim Archivieren neben dem Datum und einigen Schlüsselwörtern auch Kategorisierungs-Informationen zuordnen. Mit unserem RoDA-Prinzip machen wir das zweistufig, einmal mit einer Relevanzkategorie und einmal mit einer Inhaltskategorie. Letztlich musst du noch das Unternehmen und den zugehörigen Geschäftsvorgang selektieren, damit die ManagerCloud dir jederzeit eine Geschäftspartner- bzw. Vorgangs-Akte erstellen kann.

  • Für die Speicherung deiner Dokumente nutzen wir AWS (Amazon Web Services), die führende und am weitesten verbreitete Technologie für diesen Zweck. Deine Dokuemnte befinden sich einem Frankfurter Datacenter von Amazon, dem führenden Anbieter für Internet Web Services. Deine Dokumente sind also nicht in einem Rechenzentrum in den USA sondern in einem Datacenter in der EU archiviert. Amazon speichert deine Dokumente nicht nur, Amazon sorgt auch für die Datensicherung und erfüllt damit eine der vom Gesetzgeber definierten Anforderungen für Revisionssicherheit.

 

Lokale Kopie

Amazon macht alles, damit deine Dokumente sicher archiviert sind und auch nach einem Ausfall der Amazon-IT wieder hergestellt werden. Damit solltest du dich aber nicht zufriedengeben. Richtig gut schlafen kannst du erst dann, wenn du noch eine zusätzliche Dokumentkopie auf einem lokalen PC oder MacBook hast. Die totale Sicherheit hast du, wenn du sie dort in einem Ordner speicherst, der z. B. in einer Apple- oder Google-Cloud liegt. Dann gibt es insgesamt sogar vier Kopien deines Dokuments. Mehr Daten-Sicherheit geht kaum.

Wiederauffinden durch Namenskonvention

Was nutzt dir die Dokument-Kopie auf deinem PC bzw. in der Apple-/Google-Cloud, wenn du sie in einer wirren, mehrstufigen Ordner-Hierarchie nicht mehr finden kannst? Wenig. Auch auf dem PC musst du dafür sorgen, dass du deine Dokumente wieder auffinden kannst.

Dazu nutzen wir das RoDA-Prinzip und geben deinen Dokumenten beim Herunterladen einen neuen Namen, der alle RoDA-Kategorisierungs-Informationen enthält. Damit kannst du deine Dokumente in einem einzigen Ordner speichern und findest sie trotzdem, indem du die Sortierfunktion deines Dateisystems benutzt. In diesem Ordner liegen alle Dokumente zu einem Kunden und Vorgang nebeneinander, geordnet nach Relevanz(Wichtigkeit), nach Inhalt und Datum. Zuerst kommen die Verträge zu dem Vorgang/Projekt, weil sie die höchste Relevanz-Kategorie haben. Danach kommen die Dokumente der Relevanzkategorie "2" (BELEGE) wie z. B. Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen etc. Du findest also alle Rechnungen zu einem Vorgang hintereinander, sortiert nach Datum. Die weiteren Relevanz-Kategorien sind KORRESPONDENZ und INFORMATIONEN. Dokumente, denen du die Relevanz-Kategorie INFORMATIONEN zugeordnet hast, kann man jederzeit löschen. Alle anderen müssen jahrelang archiviert werden, Dokumente der Relevanzkategorie VERTRAGSBASIS sogar 10 Jahre lang.

Wenn überhaupt Ordner, dann nur wenige und alle auf einer Hierarchie-Ebene

Wenn du nicht alle Dokumente in einem Ordner haben willst, kannst du unterscheiden zwischen einem Kunden-, Lieferanten- und Behörden-Ordner, vielleicht auch noch einen Banken- und einen Versicherungs-Ordner. Mehr sollten es aber nicht sein, weil du sonst sofort Such-Aufwand bekommst, wenn ein Dokument in einem falschen Ordner abgelegt wurde. Auf keinen Fall solltest du Unterordner anlegen. Wenn du das machst, verschenkst du alle Vorteile, die das RoDA-Prinzip hat und erzeugst unnötigen Such-Aufwand, wenn ein Dokument in einem falschen Ordner abgelegt wurde.